Tutorial Bisnis Online, 7 Tips Perencanaan Acara yang Menarik | Tahukah Anda tentang tips perencanaan acara?, Jika anda belum mengetahuinya tepat sekali mengunjungi artikel ini. Karena pada kesempatan kali ini, kami akan mengulas tentang bagaimana membuat acara sukses dan menarik dengan perencanaan yang matang. Oleh karena itu, marilah simak penjelasan mengenai tips perencanaan acara secara lengkap yang ada dibawah ini.
7 Tips Perencanaan Acara
Pada dasarnya, menempatkan acara yang baik tidak selalu semudah kelihatannya. Dibutuhkan banyak persiapan, koordinasi, dan perhatian terhadap detail untuk melakukan acara apa pun yang sukses. Perhatian terhadap detail akan menjadi apa yang membedakan acara tersebut dari acara ‘baik’ hingga acara ‘HEBAT’.
Bersiap untuk menjadi tuan rumah atau mengadakan acara terdiri dari banyak hal. Beberapa di antaranya termasuk: anggaran, menentukan siapa yang akan menjadi audiens, konten apa yang ingin Anda sajikan, venue, jadwal acara, pembicara (jika ada), sponsor, dan siapa yang harus dilibatkan.
#1. Hadirin
Audiens Anda akan menjadi peserta Anda. Apakah itu publik, pebisnis, dan lain-lain? Menentukan siapa audiens Anda akan membantu Anda menentukan konten apa yang harus dimasukkan dan siapa yang harus berbicara, jika ada, seberapa besar venue, dan siapa yang menjadi sponsor Anda.
#2. Tempat
Setelah Anda menentukan ukuran audiens yang Anda rencanakan untuk hadir, Anda akan ingin menemukan tempat yang sesuai. Saya selalu merekomendasikan untuk mencabut tempat sebelum menyetujui untuk memesannya untuk memastikan itu akan berfungsi untuk tujuan yang ada dalam pikiran Anda.
Misalnya, Anda mungkin tidak ingin menyewakan Staples Center jika Anda memiliki sekelompok kecil orang bisnis untuk mendengar beberapa pembicara utama. Namun, jika Anda mengadakan konser besar, maka ini mungkin cara yang tepat untuk pergi. Juga, jangan lupa tentang anggaran Anda. Pastikan semua yang Anda ingin lakukan sesuai dengan jumlah anggaran Anda.
#3. Jadwal Acara
Anda harus menentukan apakah Anda akan menyiapkan meja atau stan, apakah pembicara akan ada di sana, apakah Anda akan memiliki hadiah atau undian pintu, apakah Anda menyediakan makan siang atau makan malam, dll. Pastikan Anda memiliki ruang bantal yang cukup dalam pengaturan waktu Anda untuk memungkinkan hal-hal yang tidak terduga (mis.
Pembicara berjalan lebih lama dari yang diperkirakan atau makan siang tidak disajikan tepat waktu). Memiliki jadwal spesifik juga akan membantu Anda membuat agenda untuk audiens Anda, jika perlu.
#4. Sponsor
Meminta uang dan bantuan dengan hadiah untuk sponsor adalah cara yang bagus untuk membantu membayar (dan menarik audiens yang tepat) di venue.
Sponsor ini juga dapat membantu mengimbangi sebagian biaya Anda, membantu Anda tetap sesuai anggaran.
#5. Pekerjakan atau Ajukan Tim
Jangan mencoba melakukan semuanya sendiri. Anda di sana untuk membantu merencanakan dan mengoordinasi acara, bukan untuk melakukan semuanya sendiri.
Beberapa tim Anda mungkin ingin meminta: TI, Pemasaran, Pengaturan / Tear Down, dan Transportasi.
#6. Rencana ke Depan
Buat daftar, jadwalkan pertemuan, sentuh basis dengan orang-orang secara berkala. Pastikan Anda telah mendaftar semua yang Anda butuhkan, rencana untuk membuat setiap detail acara terjadi (yaitu siapa yang melakukannya), dan tindak lanjuti dengan tim Anda untuk memastikan mereka tidak membutuhkan bantuan tambahan.
Jauh lebih baik untuk mengetahui sebelumnya jika seseorang tidak akan dapat membuatnya, membawa sesuatu, membantu dengan tugas tertentu, dll. Sehingga Anda dapat merencanakan ke depan untuk itu.
#7. Perhatian pada Detail
Saat Anda ingin memperhatikan detail saat menyiapkan dan selama proses perencanaan, jangan membuat diri Anda (atau orang lain) tergila-gila pada proses tersebut. Jika Anda bertindak seolah semuanya berjalan lancar selama acara, peserta Anda tidak akan tahu bedanya.
Saat merencanakan, perhatikan skema warna yang Anda inginkan, tata letak ruangan, jadwal speaker, dll. Tapi, jika taplak meja tidak disetrika tepat, atau beberapa balon muncul saat pemasangan, jangan terlalu stres tentang hal itu.
Baca juga: 5+ Bisnis Tanpa Modal di HP Hasil Melimpah
Kesimpulan
Semakin banyak kesenangan yang Anda miliki dalam proses (dan semakin sedikit Anda stres selama acara) semakin menyenangkan tim Anda dan peserta Anda.
FAQ
Apa Fungsi Rundown pada Event?
1. Menjaga acara berlangsung tepat waktu. Hal ini dikarenakan adanya pembatasan waktu pada pembawa acara serta pengisi acara.
2. Menghindari miskomunikasi. Jika rundown acara diberikan pada tamu undangan atau peserta, semua bisa mengetahui acara apa saja yang akan diadakan.
3. Mengetahui perkiraan waktu yang dialokasikan untuk acara.
4. Membuat acara berlangsung dengan rapi sekaligus meminimalisir gangguan.
Bagaimana Cara Membuat Event Sukses?
1. Kerjasama
2. Perencanaan matang ke depan
3. Supel & fleksibel
4. Tenang di bawah tekanan